أنظمة وخدمات الارشفة الالكترونية الرقمية
تفخر مؤسسة اللين والاعمار بخبراتها العالية في مجال الارشفة الالكترونية, والتي بنيت على نحو تراكمي عبر سنين طويلة, كما وتفخر بكل خدماتها للارشفة الالكترونية المتكاملة والتي تم تطبيقها لدى العديد من الجهات الحكومية والتجارية وتشمل كل الخدمات الاساسية للارشفة الالكترونية بما فيها خدمات توريد دواليب لارشفة الملفات وحفظها وتخزينها ضمن بيئة تخزين مناسبة تمنع من تآكل الملفات وتلفها, كما ونقدم خدمات فرز وترتيب المعاملات ومن ثم ترميزها وفق النظام الدولي للارشفة الالكترونية وعمل نسخة الكترونية من الوثائق من خلال المسح الضوئي العالي الجودة.
نقوم في مؤسسة اللين والاعمار بتوفير كافة العتاد والتجهيزات الخاصة بعملية الارشفة الالكترونية ونحن قادرين على تزويد عملائنا بكافة التجهيزات وماينقصهم منها, كما ونعتمد على اهم الشركات العالمية بلانظمة الاحترافية عالية الاداء والكفاءة. نسعد بتوفير الخدمات المساندة الاخرى والتي يمكن تقديمها بحسب متطلبات عمل الجهة المستفيدة. مع امكانية تعزيزها بكل مايتطلب لتسريع وأتمتة إجراءات وعمليات والاستثناء كليا عن الاعمال الورقية والنظم اليدوية. لكلا من القطاعات والشركات العامة والخاصة ودواوين الحكومة.
جمع نظام مؤسسة اللين والاعمار للأرشفة الإلكترونية على السهولة في الاستخدام وديناميكية العمل والسرعة في الأداء بالإضافة للحفظ الأمن والمشفر لجميع المستندات
توفير أجهزة حاسب لإدخال البيانات
توفير سيرفرات ومحطات عمل
توفير الماسحات الضوئية مختلفة الاحجام
توفير ملفات وخزائن لحفظ الوثائق
ماهي مشاكل الارشيف التقليدي؟
كشفت الدراسة الميدانية والاستبيانات التي اجريناها عن مجموعة من الصعوبات والمشكلات في نظم الارشفة التقليدية منها:
-
- تضخم السجلات والملفات بزيادة حفظ الوثائق والاوراق والمستندات بمعدل (25%) سنويا
-
- الاخطار المحدقة بلارشيف التقليدي ( كالحرائق والكوارث والحروب وعوامل ظروف الحفظ وغيرها من العوامل التي تؤثر على طبيعة وحالة الوثائق)
-
- الوقت المهدر في استرجاع البيانات والوثائق من الارشيف التقليدي يزيد (40%) عنه في الارشيف الالكتروني
-
- يتطلب الارشيف التقليدي مساحات اكبر ونظم حفظ مختلفة كالادراج والرفوف والخزائن وبالتالي تكلفة اكبر, اذ تزيد تكالف نظم حفظ وتداول المستندات يدويا بمعدل (12%) سنويا
-
- يتطلب الارشيف التقليدي توفير انظمة امن وسلامة لحماية محتوياته من اخطار الحوادث والكوارث,كما يتطلب تامينه ضد السرقة والقرصنة وتوفير نظم امان سرية محكمة.
- الاعتماد الكلي على القدرات البشرية في تداول الارشيف وادارته قد تنتج عنه اخطاء بشرية, بجانب امكانية الضياع او سوء الحفظ واخطاء بيانات الارشفة
حلول خدمات الأرشفة الإلكترونية الاحترافية:
نظام الأرشفة الإلكترونية
مميزات نظام مؤسسة اللين والاعمار للأرشفة الالكترونية الاحترافية على أحدث المميزات التي تناسب جميع القطاعات
أعمال المسح الضوئي للمستندات المتراكمة
استبيان الموقع, فرز المستندات, استلام وتسليم وترتيب المستندات
ملحقات الأرشفة الإلكترونية
حلول الأرشفة الإلكترونية لحفظ الملفات والوثائق بأحدث التقنيات وتوريد مستلزمات وملحقات الارشفة
دواليب ديناميكية لحفظ الملفات الورقية
توفير دواليب لحفظ الملفات بأنواعها الأوتوماتيكية والكهربائية والتقليدية